Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Espoon Rakennesuunnittelu Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 26.10.2022.
Viimeisin muutos 25.9.2025.
1. Rekisterinpitäjä
Espoon Rakennesuunnittelu Oy
Vallikallionkatu 1
02650 Espoo
y-tunnus: 3297133-8
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Ville Nevalainen
ville.nevalainen@esrak.fi
0503534314
3. Rekisterin nimi
Espoon Rakennesuunnittelu Oy:n asiakasrekisteri, markkinointirekisteri, sidosryhmärekisteri, työnhakijarekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu, esim. asiakassuhde ja asiakassuhde ennen sopimusta tai henkilön vapaaehtoinen suostumus kuten työhakemuksen lähettäminen
- viranomaisvelvoitteiden täyttäminen
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- Asiakasrekisteri: yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito
- Markkinointirekisteri: palveluiden markkinointi
- Sidosryhmärekisteri: yhteydenpito sidosryhmiin, sidosryhmäsuhteiden ylläpito
- Työnhakijarekisteri: rekrytointi ja yhteydenpito työnhakijoihin
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla:
- Markkinointirekisteri: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite), verkkoyhteyden IP-osoite
- Asiakasrekisteri: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
- Sidosryhmärekisteri: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
- Työnhakijarekisteri: henkilön nimi, koulutus, pätevyydet, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite), muut työnhakijasuhteeseen liittyvät tiedot
Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin kohdassa 4 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi on tarpeen kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä mm. sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse tai www-lomakkeella lähetetyistä työhakemuksista, kilpailuosallistumisista esim. messuilla ja tapahtumissa sekä muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Espoon Rakennesuunnittelu Oy voi esimerkiksi omassa sähköpostimarkkinoinnissaan ulkoistaa rekisteritietojen käsittelyn yrityksen ulkopuolisille yrityksille, jotka voivat sijaita myös Euroopan Unionin talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen infrastruktuuri- ja it-palveluita tai muita palveluita. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Henkilötietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista, suostumuksen peruuttaminen
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Suostumuksen peruuttaminen: jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
11. Evästeet, evästeiden hallinta ja poistaminen
Verkkosivumme saattaa käyttää evästeitä. Näiden evästeiden keräämät tiedot siirretään ja tallennetaan palvelimille, joista osa saattaa sijaita EU:n ulkopuolella ja joihin tässä tapauksessa sovelletaan paikallista tietosuojalainsäädäntöä.
Suurin osa verkkoselaimista hyväksyy evästeet, mutta voit yleensä muuttaa selaimen asetuksia ja estää uusien evästeiden tallennuksen, poistaa olemassa olevat evästeet käytöstä tai pyytää ilmoitusta ennen uusien evästeiden tallentamista.
Jos estät evästeiden tallennuksen tai poistat ne käytöstä, jotkin verkkosivujemme toiminnoista eivät välttämättä toimi. Evästeen tai evästeluokan käytöstä poistaminen ei vielä poista evästettä selaimestasi, vaan sinun on tehtävä se itse selaimesi kautta.
Jos haluat selaimesi estävän evästeiden käytön, määritä asetukset selaimesi valmistajan ohjeiden mukaisesti (yleensä joko Ohje-, Työkalut- tai Muokkaa-valikossa). Yksityiskohtaisempia ohjeita evästeistä: http://www.aboutcookies.org
